Теоретические основы применения системы "ПитерСофт: Управление процессами"

Программный продукт "ПитерСофт: Управление процессами". Предназначение, возможности применения, эффекты от внедрения.

"ПитерСофт: Управление процессами" — продукт класса BPMS (Business-Process Management Solution), предназначенный для автоматизации бизнес-процессов организации (процессного управления), а также ведения электронного документооборота и управления процессами взаимодействия между подразделениями на основе системы показателей KPI.

Продукт представляет собой инструмент для автоматизации процессного управления, при помощи которого сначала происходит моделирование бизнес-процесса от начала до конца, затем система автоматически ставит задачи исполнителям, согласно формализованной модели процесса. После того как процесс запущен, программа автоматически контролирует эффективность бизнеса, опираясь на значения фактических показателей бизнес-процессов и сравнивая их с эталонными. Совокупность процессных и учетных показателей является инструментом руководителя для анализа фактического состояния предприятия — KPI (key performance indicators). На основе собранной статистики появляется возможность оптимизации бизнес-процессов. Также продукт обладает функциональными возможностями полноценной системы электронного документооборота и архива документов.

Продукт работает на платформе "1С:Предприятие 8.1", а также на платформе "1С:Предприятие 8.2" как в обычном режиме, так и в режиме управляемого приложения с возможностью подключения тонкого клиента и веб-интерфейса. "ПитерСофт: Управление процессами" может работать в единой базе с любой учетной системой (конфигурацией 1С).

Схема применения программного продукта "ПитерСофт: Управление процессами"

1-й уровень:

Учетная система

Автоматизация учета на основе типового или доработанного решения на платформе 1С:Предприятие 8.1-8.2.

2-й уровень:

Управление потоками работ и документооборот

• Правила взаимодействия. Описав правила взаимодействия участников бизнес-процессов, менеджер организует процесс взаимодействия исполнителей и возлагает на систему функции распределения заданий, контроля исполнения и рассылки уведомлений о выполнении.
• Организация работы. Каждый сотрудник предприятия видит перечень задач (по всем бизнес-процессам), которые должен выполнить, и организует свою работу наилучшим образом.
• Передача информации. Вся необходимая информация поступает вместе с заданием. Результаты выполнения задания автоматически передаются следующему участнику процесса.
• Хранение информации. Вся рабочая документация хранится в информационной системе в удобном представлении. На поиск нужной информации затрачивается минимальное время.

Эффект: Повышение скорости выполнения работ и протекания процессов. Уменьшение количества ошибок.

Управление по системе показателей

• Оперативный контроль бизнес-процессов. Руководство предприятия получает объективную и своевременную информацию, что позволяет эффективно управлять процессами и принимать решения в нужный момент.
• Статистика и анализ.Автоматизация процедур предоставляет в распоряжение аналитиков предприятия статистику для анализа различных аспектов деятельности предприятия. Продукт дает возможность анализа любых показателей— как учетных, так и процессных (KPI).
• Оценка эффективности и качества процессов. На основе аналитических и статистических данных формируется система показателей, позволяющая оценивать эффективность и качество процессов предприятия, деятельность его подразделений и сотрудников.
• Оптимизация бизнес-процессов. Накопленные данные используются для анализа и последующего совершенствования бизнес-процессов. Внедренное процессное управление на предприятии непрерывно совершенствуется.

Эффект: Управление на основе объективной информации.

Управление мотивацией

• Система материальной стимуляции. Формирование прозрачной системы материальной стимуляции на основе показателей эффективности и качества процессов.
• Заинтересованность в решении стратегических задач. Участие менеджеров среднего звена в стратегическом управлении предприятием через явную связь стратегических показателей с показателями их деятельности или деятельности их группы/подразделения.

Эффект: Вовлеченность сотрудников в стратегическое управление.

3-й уровень:

Совершенствование системы управления

Возможности продукта "ПитерСофт: Управление процессами" позволяют использовать его для управления и совершенствования различных областей деятельности предприятия и внедрения передовых управленческих технологий — процессного управления. Успешность возможных усовершенствований заложена в концепции BPM, на которой базируется продукт. В результате система позволяет достигать таких эффектов как:

• Сокращение времени и затрат на оптимизацию бизнес-процессов. Уход от стандартной «оптимизации бизнес-процессов» с многотомными регламентами и описаниями к структурированию и запуску. С применением продукта "ПитерСофт: Управление процессами" вложения в ИТ и консалтинг становятся результативными, привлекательными и высокоэффективными.
• Управляемость и эффективность. Смоделированный умозрительно руководителем процесс становится 100%-но исполняемым, поскольку задачи автоматически ставятся исполнителям, действия являются заданными и информация — строго дозированной. Сроки выполнения задач автоматически контролируются и система оповещает об отклонениях. Процесс, на который раньше тратилось огромное количество усилий, становится легко контролируемым и выполняется гораздо быстрее и эффективнее — все исполнители точно в срок знают свои обязанности в текущий момент времени и обладают достаточной информацией для их выполнения. Система оптимизированных и запущенных в исполнение бизнес-процессов позволит держать оптимальный состав исполнителей и выполнять значительно больший объем работ.
• Тиражирование "стандартов". Программа позволит обеспечить использование отлаженных схем (моделей) бизнес-процессов всеми структурными подразделениями холдинга, тем самым, обеспечивая стандарт бизнес-процессов, действующих во всей компании, проверенных на логичность и качество. Интересно для групп компаний и холдингов.
• Быстрота изменений. Интеграция с учетной системой, процессная безопасность, универсальные интерфейсы взаимодействия существенно снижают стоимость владения информационной системы предприятия. Продукт "ПитерСофт: Управление процессами" построен на платформе "1С:Предприятие 8" и заранее предназначен для простой интеграции учетной системы с управлением бизнес-процессами, при этом позволяя вносить изменения в систему быстро и эффективно.
• Непрерывный мониторинг и усовершенствование. Заложенные в модель бизнес-процесса ключевые показатели эффективности могут быть получены из запущенного процесса. Программа позволяет выстроить систему показателей и отобразить их и в реальном времени, и за конкретный период. Значения показателей являются той статистической информацией, которая позволит принять решение об оптимизации бизнес-процессов, а значит, получить более совершенную систему управления предприятием.

Возможность успешного функционирования продукта на всех уровнях схемы обусловлена учетом при его разработке передовых управленческих технологий: