Оптимизация процесса закупок в территориально распределенных компаниях

Закупки невозможны без затрат, не правда ли? И задача любой организации минимизировать расходы на приобретение всех материалов, комплектующих, товаров, необходимых организации. Желательно при этом, чтобы не только финансовые, но и нематериальные затраты снизились.
Успешность деятельности в любом бизнесе во многом зависит от правильного управления ресурсами, в том числе складскими запасами. Это невозможно без правильно организованной системы закупок.

При правильном снижении уровня запасов рентабельность предприятия резко возрастает за счет снижения расходов на затраты, связанные с доставкой и хранением запасов.

Неправильный уровень запасов (слишком малый или слишком большой)— приводит к нехватке или избытку товаров, материалов, комплектующих, что негативно влияет на бизнес. Это те самые потери в виде сорванных проектов, недополученной прибыли и лишнего рабочего времени. А самая главная потеря при избытке запасов это - оборотные средства, замороженные в избыточно закупленном товаре.

Поэтому все компании стараются при организации процесса закупок достичь таких целей как:

• низкая цена;
• высокое качество;
• поставки в срок;
• поставки в необходимом количестве;
• поддержание складских запасов на уровне, требуемом для нормального функционирования предприятия;
• контроль соответствия документации срокам, внутренним нормативам и законодательству.

Достичь этих целей помогает автоматизация процесса закупок. Для автоматизации существует большое количество видов специального программного обеспечения.

Не стоит перечислять и сравнивать отдельные программы, выделим лишь общие функции необходимые для нормальной работы по организации закупок:

• сбор потребностей;
• формирование плана закупок;
• согласование заявок на размещение заказа;
• размещение заказа на ЭТП и проведение торгов;
• регистрация сведений о контрактах и договорах;
• контроль исполнения контрактных обязательств.

Эти минимальные функции присутствуют практически в любом программном обеспечении, предназначенном для автоматизации процесса закупок.

При организации процесса закупок в территориально распределенных компаниях (например, федеральных) добавляется несколько целей и, соответственно, задач, для решения которых потребуются дополнительные функции в программном обеспечении.

Организации, имеющие разветвленную сеть филиалов, как правило, сталкиваются с проблемой согласования на различных уровнях подготовки годового или квартального плана закупок. Это связано с необходимостью визирования тех или иных документов многими ответственными лицами, а в случае их отсутствия, перенаправления временно исполняющему их обязанности.

Подготовка и проведение конкурсной процедуры в соответствии с требованиями действующего законодательства и внутреннего регламента также является проблемной частью процесса закупок. Существует очень много требований к различным аспектам процедуры тендера, о которых необходимо постоянно помнить, чтобы не переделывать документы.

Организация контроля исполнения договоров - еще одна сфера, которая имеет большой спектр согласований и форм учета, что, безусловно, создает большое количество проблем.

Работа с различными региональными поставщиками по одной номенклатуре товара также требует дополнительного учета по соответствию требованиям и регламентам, особенно если поставщики являются еще и производителями закупаемой продукции.

Поэтому для автоматизации процесса закупок в территориально распределенных компаниях, необходимо использовать Единую автоматизированную информационную систему (ЕАИС). При выборе самой системы, конечно, нужно учитывать не только функционал, но и совместимость системы с другим программным обеспечением, установленным в компании. Как правило, большинство компаний, особенно с участием государственных структур, использует программные решения на платформе 1С. Необходимость  организации сложных процедур и согласований, требует наличие настраиваемых бизнес-процессов в используемой ЕАИС. Эта функция необходима еще и для осуществления контроля, чтобы в любой момент времени можно было выяснить, на каком этапе находится выполнение того или иного бизнес-процесса.

Единая автоматизированная информационная система для закупок должна иметь и такие нетиповые функции как:

• автоматическое изменение статуса заявок при согласовании для корректировки проблем человеческого фактора, чтобы исполнитель не забыл включить или удалить заявку, и она не потерялась;
• утверждение проекта плана закупок для корректировки окончательного плана закупок по запланированному размеру финансирования;
• импорт номенклатурных позиций в справочник из внешнего файла. При импорте данные могут содержать коды категорий основного классификатора и коды категорий дополнительных классификаторов для работы с различными данными;
• обеспечение ручного ввода номенклатурных позиций в справочник продукции, работ и услуг и проставление категорий основного классификатора продукции, работ и услуг, а также категорий других дополнительных классификаторов, загруженных в систему, для работы с данными региональных филиалов.

Система должна позволять размещать на ЭТП следующие документы:

• извещение о проведении процедуры и изменения к ней;
• документацию к процедуре и изменения к ней;
• протоколы, оформляемые в ходе рассмотрения и оценки заявок, протоколы вскрытия, оценки и сопоставления заявок;
• данные о победителях закупок;
• проекты договоров.

Внедрив единую информационную систему с автоматизированными бизнес-процессами, любая территориально распределенная компания достигнет значительной оптимизации собственного процесса закупок.

Оптимизация процесса закупок дает ощутимый результат пропорционально размерам организации. Чем крупнее организация, тем больше эффект. Так, например, модернизация закупок позволила компании "Ростелеком" сэкономить 36 миллиардов рублей за три года планомерных действий в этом направлении.

Итогом работы по оптимизации в "Ростелекоме" должно было стать сокращение затрат и повышение конкуренции проводимых торгов. Для достижения этих целей в компании сделали акцент на обеспечении открытости закупок, а также на привлечении максимального числа участников закупок.

На сегодняшний момент общее число поставщиков компании достигло 40 тысяч. В частности, эта цифра достигнута открытостью закупок, которая обеспечила постоянный рост количества и расширение спектра потенциальных поставщиков. Рост числа поставщиков, в свою очередь, неуклонно ведет к увеличению конкуренции. В 2014 году доля высококонкурентных закупок (4 и более поданных заявок) в денежном выражении составила 30%.

Для автоматизации рабочих процессов исполнения функций по подготовке, проведению и учету закупок в территориально распределенных компаниях  создано новое программное решение — объединенная конфигурация на базе программных продуктов "1С:Государственные и муниципальные закупки" и "ПитерСофт: Управление процессами".

В рамках нового программного решения были разработаны новые бизнес-процессы для того, чтобы сделать работу по закупкам более простой и понятной для конечного пользователя. Это позволяет успешно работать с системой сотрудникам с различным уровнем компетенции.

Интерфейс конфигурации

Конфигурация имеет не только единую базу данных, но и единый интерфейс, интуитивно понятный любому пользователю.

Для формирования отчетности были добавлены новые формы отчетов:

• "План закупок на текущий год",
• "Отчет по голосованию членов комиссии",
• "Отчет по проведенным заседаниям",
• "Отчет по способам размещения",
• "Отчет по договорам в разрезе подразделений",
• "Сведения о количестве и общей стоимости договоров".

Решение позволяет оптимизировать и упростить процесс подготовки документов и принятия решений на разных этапах подготовки и проведения торгов для специалиста, готовящего документацию по проведению торгов, и для комиссии, в задачи которой входит рассмотрение и оценка заявок участников размещения заказа.

Автоматизация процесса закупок в территориально распределенных компаниях сложное внедрение, которое можно доверить только компаниям, имеющим опыт подобной работы, чтобы не потерять выгоду там, где должны её получить.