Объединенная конфигурация "1С:Государственные и муниципальные закупки" и "ПитерСофт: Управление процессами"

Специалисты компании "ПитерСофт" объединили программные продукты "1С:Государственные и муниципальные закупки" и "ПитерСофт: Управление процессами". Создали новое программное решение, использующее единую базу данных. В результате упростился процесс автоматизации закупок в организациях, имеющих удаленные подразделения. Больше всего это заинтересует федеральные компании, поскольку решение разрабатывалось для федеральных организаций.

Организации имеющие разветвленную сеть филиалов как правило сталкиваются с проблемой согласования на различных уровнях подготовки годового или квартального плана закупок. Это связано с необходимостью визирования тех или иных документов, многими ответственными лицами, а в случае их болезни, перенаправления временно исполняющему их обязанности.

Подготовка и проведение конкурсной процедуры в соответствии с требованиями действующего законодательства, также является проблемной частью процесса закупок. Очень много требований к различным аспектам процедуры тендера о которых необходимо постоянно помнить, чтобы не переделывать документы.

Организация контроля исполнения договоров - еще одна сфера, которая имеет большой спектр согласований и форм учета, что безусловно создает большое количество проблем.

Чтобы автоматизировать рабочие процессы исполнения функций по подготовке, проведению и учету закупок, специалисты компании "ПитерСофт" создали новое программное решение объединенную конфигурацию "1С:Государственные и муниципальные закупки" и "ПитерСофт: Управление процессами".

В рамках нового программного решения разработали новые бизнес-процессы, для того, чтобы сделать работу по закупкам более простой и понятной для конечного пользователя. Это позволяет успешно работать с системой сотрудникам с различным уровнем компетенции.

Конфигурация имеет не только единую базу данных, но и единый интерфейс. Работа конфигурации проста.

Для начала работы необходимо сформировать потребности. Для формирования потребностей в товарах, работах и услугах, вручную необходимо создать плановую заявку.

В качестве уникального идентификатора потребности используется номер документа "Заявка в план закупок". Каждый документ "Заявка в план закупок" может содержать как одну, так и несколько потребностей. Уникальный идентификатор присваивается документу "Заявка в план закупок" и наследуется всеми входящими в нее потребностями.

Согласование потребностей у руководства подразделения-инициатора и у руководства центрального офиса осуществляется с помощью бизнес-процесса "Согласование потребностей".

Процесс согласования потребностей запускается автоматически при создании документа "Заявка в план закупок" на основании заранее созданных маршрутов согласования заявок. В результате согласованные потребности уходят дальше по маршруту согласования (в случае, если они согласованы) либо возвращаются на доработку на более ранний этап согласования (если они отклонены).

Утвержденный (согласованный) документ "Заявка в план закупок" можно включить в проект плана закупок.

Данная процедура может исполняться как вручную, так и в ходе выполнения бизнес-процесса "Согласование потребностей".

Результат: включение потребности в проект плана закупок.

Утверждение проекта плана закупок осуществляется с помощью бизнес-процесса "Утверждение проекта плана закупок". Утверждение плана закупок происходит в два этапа:

а. Инициация процесса утверждения

б. Утверждение плана закупок, процесс по которому уже инициирован

Публикация утвержденного плана закупок на ООС реализована при помощи функции формирования выходного файла с планом закупок:

Загрузка закупочной и конкурсной документации в заявку на закупку:

Согласование заявки на закупку:

Утверждение заявки на закупку осуществляется с помощью бизнес-процесса "Проведение закупочной процедуры":

Размещение закупочных процедур на ЭТП (электронной торговой площадке):

В системе есть возможность настроить оповещение за определенное количество дней до истечения срока подписания договора.

Оповещение будет приходить ответственному лицу по электронной почте, либо в виде вкладки "Оповещение о задачах".

Для того, чтобы приходили оповещения о задачах, необходимо запустить бизнес-процессы:

Для формирования отчетности, специалисты компании "ПитерСофт", добавили новые формы отчетов:

• "План закупок на текущий год",
• "Отчет по голосованию членов комиссии",
• "Отчет по проведенным заседаниям",
• "Отчет по способам размещения",
• "Отчет по договорам в разрезе подразделений",
• "Сведения о количестве и общей стоимости договоров".

Настроили роли для всей организации:

• инициатор,
• исполнитель,
• руководитель,
• консолидатор,
• исполнитель консолидатора,
• руководитель консолидатора.

А также настроили отдельные роли для подразделения "Управление по организации закупочной деятельности" (УОЗД):

• исполнитель УОЗД,
• руководитель УОЗД,
• секретарь комиссии,
• администратор системы,
• аудитор системы.

Каждой роли определили различные права доступа в разных разделах "1С:Государственные и муниципальные закупки" и права замещения отсутствующего специалиста.

Решение позволяет оптимизировать и упростить процесс подготовки документов и принятия решений на разных этапах подготовки и проведения торгов — для специалиста, готовящего документацию по проведению торгов и для комиссии, в задачи которой входит рассмотрение и оценка заявок участников размещения заказа.

Если вас заинтересовала новая конфигурация "1С:Государственные и муниципальные закупки" и "ПитерСофт: Управление процессами" вы можете получить демодоступ и консультацию нашего специалиста по Skype. Презентация проходит в живом общении и вы можете задавать любые интересующие вас вопросы. Для этого заполните форму или свяжитесь с нами по телефону.

Сегодня ПитерСофт может предложить всем компаниям, заинтересованным в автоматизации закупочной деятельности, новое программное решение - объединенную конфигурацию "1С:Государственные и муниципальные закупки" и "ПитерСофт: Управление процессами".