Объединенная конфигурация "1С:Государственные и муниципальные закупки" и "ПитерСофт: Управление процессами"

  Т. Ермолова 14 окт 2015

Специалисты компании "ПитерСофт" объединили программные продукты "1С:Государственные и муниципальные закупки" и "ПитерСофт: Управление процессами". Создали новое программное решение, использующее единую базу данных. В результате упростился процесс автоматизации закупок в организациях, имеющих удаленные подразделения. Больше всего это заинтересует федеральные компании, поскольку решение разрабатывалось для федеральных организаций.

Организации имеющие разветвленную сеть филиалов как правило сталкиваются с проблемой согласования на различных уровнях подготовки годового или квартального плана закупок. Это связано с необходимостью визирования тех или иных документов, многими ответственными лицами, а в случае их болезни, перенаправления временно исполняющему их обязанности.

Подготовка и проведение конкурсной процедуры в соответствии с требованиями действующего законодательства, также является проблемной частью процесса закупок. Очень много требований к различным аспектам процедуры тендера о которых необходимо постоянно помнить, чтобы не переделывать документы.

Организация контроля исполнения договоров - еще одна сфера, которая имеет большой спектр согласований и форм учета, что безусловно создает большое количество проблем.

Чтобы автоматизировать рабочие процессы исполнения функций по подготовке, проведению и учету закупок, специалисты компании "ПитерСофт" создали новое программное решение объединенную конфигурацию "1С:Государственные и муниципальные закупки" и "ПитерСофт: Управление процессами".

В рамках нового программного решения разработали новые бизнес-процессы, для того, чтобы сделать работу по закупкам более простой и понятной для конечного пользователя. Это позволяет успешно работать с системой сотрудникам с различным уровнем компетенции.

Конфигурация имеет не только единую базу данных, но и единый интерфейс. Работа конфигурации проста.

Для начала работы необходимо сформировать потребности. Для формирования потребностей в товарах, работах и услугах, вручную необходимо создать плановую заявку.

плановая заявка

В качестве уникального идентификатора потребности используется номер документа "Заявка в план закупок". Каждый документ "Заявка в план закупок" может содержать как одну, так и несколько потребностей. Уникальный идентификатор присваивается документу "Заявка в план закупок" и наследуется всеми входящими в нее потребностями.

уникальный номер заявки

Согласование потребностей у руководства подразделения-инициатора и у руководства центрального офиса осуществляется с помощью бизнес-процесса "Согласование потребностей".

Процесс согласования потребностей запускается автоматически при создании документа "Заявка в план закупок" на основании заранее созданных маршрутов согласования заявок. В результате согласованные потребности уходят дальше по маршруту согласования (в случае, если они согласованы) либо возвращаются на доработку на более ранний этап согласования (если они отклонены).

согласование потребностей

Утвержденный (согласованный) документ "Заявка в план закупок" можно включить в проект плана закупок.

Данная процедура может исполняться как вручную, так и в ходе выполнения бизнес-процесса "Согласование потребностей".

Результат: включение потребности в проект плана закупок.

утверждение заявки

Утверждение проекта плана закупок осуществляется с помощью бизнес-процесса "Утверждение проекта плана закупок". Утверждение плана закупок происходит в два этапа:

а. Инициация процесса утверждения

б. Утверждение плана закупок, процесс по которому уже инициирован

утверждение проекта плана закупок

запуск утвержения

Публикация утвержденного плана закупок на ООС реализована при помощи функции формирования выходного файла с планом закупок:

формирование выходного файла

Загрузка закупочной и конкурсной документации в заявку на закупку:

загрузка документации в заявку на закупку

Согласование заявки на закупку:

согласование заявки на закупку

Утверждение заявки на закупку осуществляется с помощью бизнес-процесса "Проведение закупочной процедуры":

согласование заявки на закупку БП

Размещение закупочных процедур на ЭТП (электронной торговой площадке):

обмен с ЭТП

В системе есть возможность настроить оповещение за определенное количество дней до истечения срока подписания договора.

Оповещение будет приходить ответственному лицу по электронной почте, либо в виде вкладки "Оповещение о задачах".

Для того, чтобы приходили оповещения о задачах, необходимо запустить бизнес-процессы:

запуск утвержения

Для формирования отчетности, специалисты компании "ПитерСофт", добавили новые формы отчетов:

  • "План закупок на текущий год",
  • "Отчет по голосованию членов комиссии",
  • "Отчет по проведенным заседаниям",
  • "Отчет по способам размещения",
  • "Отчет по договорам в разрезе подразделений",
  • "Сведения о количестве и общей стоимости договоров".

Настроили роли для всей организации:

  • инициатор,
  • исполнитель,
  • руководитель,
  • консолидатор,
  • исполнитель консолидатора,
  • руководитель консолидатора.

А также настроили отдельные роли для подразделения "Управление по организации закупочной деятельности" (УОЗД):

  • исполнитель УОЗД,
  • руководитель УОЗД,
  • секретарь комиссии,
  • администратор системы,
  • аудитор системы.

Каждой роли определили различные права доступа в разных разделах "1С:Государственные и муниципальные закупки" и права замещения отсутствующего специалиста.

Решение позволяет оптимизировать и упростить процесс подготовки документов и принятия решений на разных этапах подготовки и проведения торгов — для специалиста, готовящего документацию по проведению торгов и для комиссии, в задачи которой входит рассмотрение и оценка заявок участников размещения заказа.

Если вас заинтересовала новая конфигурация "1С:Государственные и муниципальные закупки" и "ПитерСофт: Управление процессами" вы можете получить демодоступ и консультацию нашего специалиста по Skype. Презентация проходит в живом общении и вы можете задавать любые интересующие вас вопросы. Для этого заполните форму или свяжитесь с нами по телефону.

Сегодня ПитерСофт может предложить всем компаниям, заинтересованным в автоматизации закупочной деятельности, новое программное решение - объединенную конфигурацию "1С:Государственные и муниципальные закупки" и "ПитерСофт: Управление процессами".

Тест-драйв