Электронный архив

Подсистема

Электронный архив документов позволяет хранить документы всех пользователей системы в одном месте и иметь централизованный доступ к ним. Для удобства поиска документов в архиве может быть реализована иерархическая структура хранения документов.

Архив документов и его структура

Создать электронный архив документов, обеспечивающий надежное хранение электронных документов любого формата, удобство их просмотра и редактирования, а также предоставляющий пользователю различные сервисные возможности для работы с документами.
Сформировать многоуровневую структуру архива путем настройки видов документов. Архив может иметь сложную структуру с любым количеством уровней иерархии, каждый вид документа может обладать одним или несколькими подчиненными видами. Упорядоченное хранение данных позволяет легко ориентироваться в архиве и быстро находить нужные документы.

Настройка карточки документа

Настраивать карточку документа в зависимости от вида документа. Каждый вид документа имеет набор реквизитов, которыми будут обладать все документы данного вида. Набор реквизитов определяет вид карточки документа.
Установить правильную нумерацию документов. Гибкая настройка формата номера позволяет организовать автоматическую нумерацию с использованием не только порядкового номера и фиксированных значений, но и реквизитов документа, даты его создания или редактирования. Для разных видов документов можно задавать разные форматы номера.
Вести номенклатуру дел. Систематизировать документооборот и организовать хранение документов в соответствии с принятыми в организации регламентами, установить правильную нумерацию документов и формализовать делопроизводство.
Хранить несколько версий одного документа, осуществлять контроль и разграничение доступа к документу при редактировании и создании новой версии.

Поиск по архиву, шаблоны

Гибко разграничивать доступ для сотрудников с различными полномочиями и должностями. Доступ к видам документов может быть настроен отдельно для каждой роли. Права на просмотр и изменение устанавливаются индивидуально для каждого вида документов.
Создавать документы по шаблонам. Новый документ может быть создан по шаблону Microsoft Word, при этом текстовые поля шаблона могут быть заполнены значениями реквизитов карточки документа, данными из бизнес-процесса или информацией из учетной системы.
Осуществлять поиск документов, как по реквизитам документа, так и по содержимому файла. Искать документы, удовлетворяющие дополнительно заданным условиям.

Работа с архивом документов

Получать подробный отчет по архиву документов, содержащий список документов, удовлетворяющих заданным пользователем условиям, и значения реквизитов документов. Отчет можно сформировать как по всему архиву, так и по документам определенного вида.
Работать с архивом документов через бизнес-процесс. Программа "ПитерСофт: Управление Процессами" позволяет бизнес-процессу обращаться к существующим документам в архиве, а также создавать новые. Реализована возможность передачи информации из задачи бизнес-процесса в карточку документа и заполнения задачи данными карточки документа.

Другие подсистемы

Бизнес-процессы

Показатели

Настраиваемые формы

Тест-драйв

Демо-сервер

Триал-версия

Я даю своё согласие на обработку моей персональной информации на условиях, определенных Политикой конфиденциальности

-20%

Купон на настройку бизнес-процессов

Мы не берем деньги за пробный период, но если вам понравился продукт, то готовы сделать для вас скидку!